Häufig gestellte Fragen
1. Wie sieht der praktische Ablauf aus?

Der Klient übergibt uns seine Originalrechnungen (wir helfen im Vorfeld gerne mit dem Beleg-Selektions-Service BSS); wir prüfen diese in einem ersten Schritt auf Verwendbarkeit, holen Vollmacht und weitere Einreichpapiere ein und reichen EU-Anträge über FinanzOnline ein, bzw. bei Nicht-EU-Anträgen leiten wir die Anträge an unsere CASH BACK Partner in den jeweiligen Ländern weiter. Dort werden die Formulare erstellt/ergänzt und als Anträge eingereicht, verfolgt und die Bescheide geprüft bzw. erforderlichenfalls beeinsprucht. Die Erstattungsbeträge werden an die Klienten (unter Einbehaltung unserer Provision) von einem Treuhandkonto berwiesen und die Originalbelege retourniert.

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2. Welche Unterlagen werden benötigt und woher bekommt man sie?

Immer: Originalrechnungen! Diese müssen grundsätzlich auf die korrekte Firmenanschrift ausgestellt sein.
Dazu pro Antragsland eine Unternehmerbescheinigung des österreichischen Finanzamtes (nur für Einreichungen in Nicht-EU-Ländern notwendig) und eine Vollmacht für die CASH BACK Organisation. Länderweise eventuell noch Fragebogen, Bestätigung etc. Alle Formulare werden von CASH BACK unterschriftsfertig vorbereitet.

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3. Wie lange dauert die Erledigung bis zur Refundierung?

Die Dauer ist länderweise sehr unterschiedlich. Erfahrungsgemäß dauert es in der Schweiz 2-6 Monate. Bei Einreichungen in den EU-Ländern über FinanzOnline gibt es noch keine Erfahrungswerte. Der Mitgliedsstaat der Erstattung sollte innerhalb von 4 Monaten mitteilen, ob die Erstattung gewährt wurde, abgewiesen wurde oder ob noch zusätzliche Informationen benötigt werden. Je früher Ihre Anträge bei den Behörden eingereicht werden, umso rascher werden sie bearbeitet und refundiert.

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4. Wann kann/muss man Antr

Bei hohen Beträgen ist eine quartalsweise Einreichung möglich, sonst aber bis längstens 30. Juni des Folgejahres (in den Nicht-EU-Ländern), bzw. bis 30. September des Folgejahres (in den EU-Ländern), eintreffend bei der Behörde. Eine administrative Vorlaufzeit von 8 Wochen sollte aber bei Einreichung über CASH BACK wegen der nötigen Sorgfaltsprüfung zugestanden werden.

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5. Was kostet der Service von CASH BACK?

Als Standard-Kondition gelten: Jahresgebühr; Erfolgsprovision von der zurückgeholten MWSt; falls gewünscht Beleg-Selektions-Service.
Individuell angepasste Sonderkonditionen sind auf Anfrage möglich.

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6. Werden neben der angeführten Provision von den ausgezahlten Refundierungen noch weitere Kosten verrechnet?

Grundsätzlich sind in der vereinbarten Provision die Erledigung aller formalen Antragsschritte inkl. Formulare, Rechtsmittel und Einspruchsgebühren sowie die MwSt.-Gutschriftbeschaffung und – falls gewünscht – die umfassende Beratung der Mitarbeiter hinsichtlich der formalen Richtigkeit der eingereichten Belege inkludiert.
Nicht enthalten sind etwaige Auslagen Dritter, die für die korrekte Bearbeitung Ihres Antrags erforderlich sein können, wie beispielsweise Übersetzungsarbeiten oder notarielle Beglaubigungen. Diese Arbeiten werden meistens vor Ort in Anspruch genommen. Ferner Eiltransportkosten, wenn Anträge bzw. Ergänzungsinformationen unter Termindruck weitergeleitet werden müssen.
Sollte die Erstattungssumme je Steuerjahr und Land weniger als € 500,00 betragen, behält sich CASH BACK Management GmbH vor, einen Bearbeitungskostenzuschlag in Höhe von 5% von der erstatteten Summe einzuheben.

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7. Werden eventuell erforderliche Erklärungsschreiben von CASH BACK vorbereitet, damit der Kunde diese nur noch firmenmäßig zeichnen und retournieren muss und sind diese kostenpflichtig?

Sofern nicht konkrete Zusatzinformationen, bzw. Zusatzbelege, welche nur beim Kunden ausgehoben werden können, von den Behörden verlangt werden, bereitet CASH BACK alles für den Kunden vor.
Im Rahmen einer Zusammenarbeit ist die Beantwortung und Weiterleitung aller anfallenden Fragen selbstverständlich Teil des Serviceangebotes von CASH BACK und damit NICHT kostenpflichtig.

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8. Findet vor der Weiterleitung an die Finanzbehörden eine kurze Prüfung der Rechnungen hinsichtlich notwendiger Rückerstattungskriterien statt?

Jede von uns erhaltene Rechnung wird im Zuge der Einreichungen hinsichtlich der je nach Land herrschenden Rückerstattungskriterien geprüft. Sollten Belege aufgrund von korrigierbaren Mängeln nicht einreichbar sein, kümmert sich CASH BACK, soweit legal möglich, um die Korrektur bzw. Neuausstellung der betroffenen Belege, damit diese doch noch geltend gemacht werden können.
Sollten die Originalbelege nicht nach Einreichland und Steuerjahr geordnet bei uns eingehen, übernehmen wir im Rahmen des von uns als Zusatzleistung angebotenen Beleg Selektion Service (BSS) gerne die Sortierung der Belege.

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9. Ist eine steuerliche Registrierung bzw. ein Fiskalvertreter erforderlich?

In der EU normalerweise nicht! Wir beraten gerne im Einzelfall.

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10. Wozu braucht man CASH BACK eigentlich, wenn man eine Einreichung selbst machen kann?

Ein übliches Unternehmen stellt meist nur 3-5 Anträge, und diese oft in der Stoßzeit zum Jahresabschluss! Die österreichische CASH BACK Management GmbH erledigt derzeit mehr als 500 Anträge pro Jahr und hat dadurch Erfahrung und Routine. Die formalen Erfordernisse ändern sich häufig, dazu kommen immer mehr Länder. Den laufenden Überblick zu gewährleisten und die jeweiligen Möglichkeiten auszunutzen ist Expertensache. Hier ist die Auslagerung (Outsourcing) an einen Spezialdienstleister der professionelle Weg.

Selbst wenn die Antragstellung nur für Deutschland selbst gemacht wird, ist es bei den Nächtigungs- und Repräsentationskosten schon heikel; ausländische Steuerprüfungen und Nachzahlungen könnten drohen! Formale Rechnungs-“Sanierung” ist vom Spezialisten im Vorfeld mit Know-how möglich! Für fremdsprachige Länder gibt es nicht nur nationale Spracherfordernisse (z.B. für Auflistungen u. dgl.), sondern auch triviale, formale Hürden, die unsere nationalen CASH BACK Partner natürlich kennen und damit Fehler vermeiden bzw. korrigieren können.

In dynamischen Unternehmen entwickeln sich die Mitarbeiter weiter, werden versetzt oder wechseln das Unternehmen: Das firmeninterne Know-how ist rasch verloren, die Aufwendungen zur Anlernung neuer Mitarbeiter sind hoch, die Ergebnisse meist nicht optimal. Darum lieber gleich zum Experten!

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